Onde a conversa acontece.
Cada conversa
pode mover
seu polo.
Atendimento, CRM, automação e IA para polos.
Uma solução da Fazente para acompanhar
candidatos e alunos de perto.
O valor está
em tudo trabalhar junto.
O WhatsApp aproxima. O CRM preserva o relacionamento. Os dados dão contexto. A automação move o processo. A IA ajuda a entender e agir.
CRM
Histórico, oportunidades e próximos passos.
Dados
Informações que vêm da sua operação.
Automação
Regras que colocam o processo em movimento.
Inteligência artificial
Contexto para compreender e responder.
A tecnologia é a mesma.
O processo é o seu.
Um candidato para retomar. Um aluno para orientar. Uma visita para confirmar.
Escolha uma jornada e acompanhe como dados, regras, IA e pessoas trabalham juntos.
Um candidato esperando o próximo passo.
Alex já recebeu a proposta de ingresso. O polo acompanha o interesse e orienta os próximos passos.
A
Alex MartinsProposta enviada · há 3 dias
R$ 1.480,00Demonstração · dados fictícios
O QUE MOVE ESTE PROCESSO
ONDE A EQUIPE PARTICIPA
Leia as jornadas, com regras e próximos passos
Captação — O candidato segue acompanhado até o próximo passo.
Contexto: O histórico reúne o interesse de Alex em Administração, a proposta ilustrativa 1042 de R$ 1.480,00 e sua resposta de que iria avaliá-la.
Gatilho: A proposta de ingresso 1042 permanece há pelo menos três dias na etapa Proposta enviada, e a regra inicia a retomada.
Regra: Retomar enquanto o ingresso estiver em acompanhamento. Um pedido de atendimento humano encaminha para Ana. Condições de ingresso e confirmação da matrícula cabem à instituição.
Participação humana: Ana assume com o histórico, confere o pagamento com a equipe responsável e orienta os documentos e as próximas etapas da instituição.
- O candidato aguarda o próximo passo — A proposta de ingresso 1042 permanece há pelo menos três dias na etapa Proposta enviada. Alex recebeu a proposta e informou que iria avaliá-la. A regra de tempo na etapa inicia a retomada do interesse.
- A IA retoma e Alex quer seguir — Oi, Alex! Conseguiu avaliar a proposta de ingresso que te enviei? Posso te ajudar com os próximos passos? Alex responde: “Oi! Consegui sim. Quero seguir com a proposta.” Em seguida: “Já fiz o pagamento combinado. Vou te mandar o comprovante.”
- Alex envia áudio e comprovante — Fiz o pagamento de mil quatrocentos e oitenta reais agora. Vou mandar o comprovante aqui. Você consegue conferir e me orientar sobre os próximos passos? Áudio de 13 segundos e foto de um comprovante fictício de Pix de R$ 1.480,00, recebido para conferência. O valor não representa uma oferta real de curso.
- A IA reconhece o documento recebido — Recebi o comprovante de R$ 1.480,00, Alex. Vou encaminhá-lo para conferência. Nossa equipe vai te orientar sobre os próximos passos para o ingresso. A leitura do comprovante organiza a continuidade do atendimento. A confirmação da matrícula depende das etapas e dos registros da instituição.
- Alex pede alguém da equipe do polo — Perfeito. Gostaria de falar com alguém da equipe para seguir com meu ingresso. Ana recebe o atendimento com o interesse em Administração, o histórico e o comprovante disponíveis.
- Ana orienta e Alex confirma que quer seguir — Oi, Alex! Sou a Ana. Conferi o pagamento com a equipe responsável. Posso te orientar sobre os próximos passos da proposta de ingresso 1042? Alex responde: “Sim, quero seguir. Obrigado pela ajuda!”. Ana orienta: “Tudo certo, Alex. Vou te orientar sobre os documentos e as próximas etapas da instituição. Matrícula segue em acompanhamento.”
Resultado do exemplo: Alex confirma que quer seguir e recebe orientação para o próximo passo. O CRM preserva o acompanhamento; a conferência do pagamento não confirma a matrícula acadêmica.
Atendimento — Quem assume já entende o que o aluno precisa.
Contexto: A mensagem de erro informada por Bruno, as tentativas já feitas e as orientações oficiais disponíveis dão contexto ao atendimento.
Gatilho: Bruno procura o polo porque não consegue acessar o portal do aluno.
Regra: Orientar com base nas instruções oficiais disponíveis. Alterações de acesso e casos sem solução conhecida seguem ao responsável da instituição; o polo acompanha conforme sua atribuição.
Participação humana: Marina orienta o canal responsável da instituição e acompanha o retorno. Uma eventual correção de acesso cabe à equipe autorizada.
- Bruno traz a dificuldade — Não consigo entrar no portal do aluno. Já tentei novamente e continua dando erro. O atendimento começa com a solicitação do aluno e o histórico disponível no polo.
- A IA busca o dado que falta — Qual mensagem aparece quando você tenta entrar? Pode escrever o texto do erro aqui, sem enviar a sua senha. A orientação disponível pede identificar a mensagem de erro antes de definir o próximo passo.
- Bruno informa a mensagem de erro — Aparece “Acesso não autorizado”. O texto do erro fica associado à solicitação do aluno, junto com as tentativas já realizadas.
- O contexto chega à equipe do polo — Encaminhar para Marina: Bruno não acessa o portal do aluno; mensagem “Acesso não autorizado”; nova tentativa já realizada. A equipe recebe o histórico para orientar o canal responsável da instituição e acompanhar a solução.
- Marina acompanha o retorno da instituição — Bruno, acompanhei sua solicitação com a equipe responsável da instituição e recebi a orientação para uma nova tentativa. Pode entrar no portal novamente? A equipe responsável da instituição trata o acesso. Marina acompanha o retorno e orienta Bruno pelo mesmo atendimento.
- O aluno confirma o acesso — Agora consegui. Obrigado! A confirmação do aluno permite registrar a solução e encerrar o acompanhamento conforme a regra da equipe.
Resultado do exemplo: Após o retorno da equipe responsável, Bruno confirma o acesso ao portal do aluno. A solução e o acompanhamento do polo ficam no histórico.
Equipe do polo — Informações organizadas para uma decisão humana.
Contexto: O anúncio da vaga orienta as informações e os requisitos. Currículo e respostas permanecem associados à candidatura.
Gatilho: Júlia entra em contato pelo WhatsApp para participar da vaga de consultor educacional anunciada pelo operador do polo.
Regra: Reunir apenas os dados necessários para a vaga e encaminhar o material ao responsável pela contratação. Convite, seleção e aprovação dependem da avaliação humana.
Participação humana: Rafael avalia o material, decide convidar Júlia para uma conversa sobre o trabalho no polo e combina o horário com ela.
- Júlia se candidata — Olá! Vi a vaga de consultor educacional do polo e gostaria de participar. A candidatura começa no canal divulgado pelo operador do polo.
- A IA orienta o envio das informações — Olá, Júlia! Envie seu currículo por aqui e me diga sua disponibilidade para uma conversa com o responsável pela contratação. As perguntas seguem as informações e os requisitos definidos para a vaga de consultor educacional.
- A candidata fornece o material — Segue meu currículo. Consigo conversar à tarde, na terça ou na quinta. Currículo e disponibilidade declarada ficam no histórico da candidatura.
- A candidatura chega ao responsável — Júlia enviou o currículo e informou disponibilidade na terça ou quinta à tarde. Material pronto para avaliação de Rafael. O encaminhamento preserva as respostas originais para a avaliação humana.
- Rafael decide o próximo passo — Júlia, aqui é o Rafael, responsável pela contratação no polo. Li seu material e gostaria de conversar sobre a vaga. Podemos falar na quinta às 15h? O convite parte do responsável após a avaliação humana.
- A candidata confirma a conversa — Quinta às 15h funciona. Combinado! Rafael registra a entrevista e o próximo passo. A decisão de contratação continua com o responsável pelo polo.
Resultado do exemplo: A candidatura avança para uma entrevista. A avaliação e a decisão de contratação permanecem com o responsável humano.
Financeiro — O acompanhamento segue a informação financeira disponível.
Contexto: Título, situação e vínculo do aluno vêm da fonte financeira autorizada para este cenário. O acompanhamento se refere àquela pendência.
Gatilho: A fonte financeira disponibilizada à operação informa uma pendência que atende às condições definidas para acompanhamento.
Regra: Conferir a situação antes de cada contato. Se houver comprovante em análise, aguardar a equipe responsável. Encerrar os lembretes quando a fonte financeira confirmar a quitação.
Participação humana: Carla acompanha a conferência com o responsável financeiro e trata dúvidas ou divergências conforme sua atribuição. Receber o comprovante não gera baixa automática.
- A fonte financeira dá o contexto — Pendência em aberto e prazo de contato alcançado. O fluxo confere a situação disponível antes de iniciar a conversa. A informação financeira e as regras de contato são as disponibilizadas e autorizadas para a operação.
- A IA inicia o acompanhamento — Olá, Pedro! Estou entrando em contato sobre um pagamento que ainda consta em aberto. Posso ajudar com as informações ou chamar a equipe responsável? O contato parte do WhatsApp definido para o acompanhamento financeiro dos alunos.
- Pedro informa que pagou — Já fiz o pagamento. Segue o comprovante. Comprovante.pdf é recebido e mantido no histórico, sem alterar a situação financeira por leitura do documento.
- A IA prepara a conferência — Recebi o comprovante, Pedro. Vou encaminhar para a equipe responsável conferir com o registro financeiro. O acompanhamento entra em conferência e aguarda o retorno do responsável financeiro.
- Carla acompanha a conferência — Pedro, a equipe responsável confirmou o recebimento no registro financeiro. Obrigada pelo retorno. A confirmação vem do responsável e da fonte financeira autorizada; o polo registra o acompanhamento conforme sua atribuição.
- A confirmação encerra os lembretes — A fonte financeira confirma a quitação. O fluxo encerra os próximos lembretes desta pendência. A parada usa a informação financeira confirmada. O histórico da conversa continua disponível.
Resultado do exemplo: A quitação confirmada pela fonte financeira encerra os lembretes daquela pendência. A demonstração pressupõe acesso autorizado a esses dados, conforme a operação e a instituição.
Agendamentos — A visita é combinada com a agenda do polo.
Contexto: A agenda do polo conectada neste cenário informa os horários disponíveis para receber visitantes.
Gatilho: Renata pede uma visita para conhecer o polo e informa sua preferência de dia e período.
Regra: Oferecer horários disponíveis, obter a confirmação da candidata e conferir a vaga antes de registrar a visita. Conflitos e exceções seguem para a equipe do polo.
Participação humana: A equipe do polo assume conflitos, encaixes e necessidades fora das regras. Neste exemplo, o horário de visita está disponível.
- Renata informa sua preferência — Quero conhecer o polo. Vocês têm horário para uma visita na quinta à tarde? A preferência de dia e período orienta a consulta à agenda de visitas.
- A IA apresenta a disponibilidade — Na quinta temos 14h e 16h disponíveis. Qual horário funciona melhor para você? Os horários vêm da agenda do polo conectada neste cenário; a IA não cria disponibilidade.
- A candidata escolhe e confirma — Às 16h funciona. Pode confirmar para mim. A confirmação da candidata permite seguir para o registro da visita.
- A agenda registra a visita — O horário das 16h continua disponível. A visita de Renata ao polo é registrada para quinta-feira. A agenda é conferida antes do registro. Um conflito interromperia a confirmação e seguiria para a equipe.
- A IA confirma a visita ao polo — Renata, sua visita ao polo ficou confirmada para quinta-feira às 16h. Se precisar mudar, pode me avisar por aqui. A mensagem usa a visita registrada na agenda do polo neste cenário.
- O lembrete acompanha a visita — Olá, Renata! Passando para lembrar da sua visita ao polo amanhã, às 16h. Na véspera, a regra confere que a visita continua agendada antes de enviar o lembrete.
Resultado do exemplo: A visita fica registrada no horário escolhido, e o lembrete considera a agenda atual. Agendamento não significa comparecimento ou matrícula.
Acolhimento — O aluno encontra apoio para começar.
Contexto: As orientações já enviadas, a dúvida do aluno e o responsável do polo permanecem associados ao contato.
Gatilho: A equipe do polo registra que Carlos iniciou o acolhimento e chega o momento definido para acompanhar seus primeiros passos.
Regra: Iniciar o acompanhamento a partir do registro da equipe. Dúvidas sem orientação oficial disponível seguem ao responsável, que acompanha a instituição quando necessário.
Participação humana: Bianca consulta as orientações oficiais disponíveis, explica onde encontrar as informações e acompanha a confirmação do aluno.
- A equipe inicia o acolhimento — Acolhimento registrado pela equipe do polo. A regra programa o contato para acompanhar os primeiros passos de Carlos. O registro da equipe do polo inicia o acompanhamento dos primeiros passos de Carlos.
- A IA acompanha os primeiros passos — Olá, Carlos! Conseguiu conferir as orientações iniciais? Posso ajudar com alguma dúvida? A conversa retoma as informações já enviadas pelo polo ao aluno.
- Carlos traz uma dúvida — Consegui acessar o portal, mas ainda não encontrei as orientações para começar as atividades. A resposta direciona o acompanhamento para a dúvida concreta do aluno.
- A IA encaminha com o contexto — Entendi, Carlos. Vou chamar nossa equipe para te orientar sobre onde encontrar essas informações no portal. A passagem reúne a dificuldade do aluno e as orientações já enviadas pela equipe.
- Bianca orienta o aluno — Carlos, conferi as orientações oficiais disponíveis e te enviei o caminho para encontrá-las no portal. Me avise se conseguiu localizar. A equipe explica o caminho com base na orientação da instituição e acompanha o retorno do aluno.
- O aluno confirma a orientação — Encontrei as orientações. Agora sei por onde começar. Obrigado! A confirmação permite registrar a orientação recebida e manter a continuidade do relacionamento.
Resultado do exemplo: Carlos confirma que localizou as orientações para começar. A conversa e o acompanhamento ficam no histórico do relacionamento com o aluno.
O relacionamento
não começa de novo
a cada mensagem.
Conversas, áudios, documentos, oportunidades e próximos passos pertencem à mesma história. A equipe do polo continua de onde o atendimento parou, com o contexto de cada candidato e aluno.
O aluno não precisa
repetir tudo.
A troca de atendente preserva a conversa e as informações do relacionamento.
O próximo passo
continua à vista.
Funis, campos e etiquetas organizam candidatos, alunos e os próximos passos de cada relacionamento.
A visita termina.
O acompanhamento segue.
Registre o que foi combinado na visita ao polo e continue o relacionamento pelo WhatsApp.
Feito para muitos WhatsApps.
Pensado para toda a operação.
Nossa engenharia foi desenhada para operar com muitos números de WhatsApp. Conecte o principal e os números da captação, atendimento ao aluno, financeiro, consultores e polos. Acompanhe conversas, atendimentos e indicadores em uma visão integrada, com o acesso de cada equipe organizado por número e departamento.
EXEMPLO DE ORGANIZAÇÃO
WhatsApp principalRecepção · Alunos · Captação · FinanceiroAcesso à Captação
WhatsApp da captaçãoCandidatos · IngressoAcesso à Captação
WhatsApp do RHRecrutamento · EquipeSem acesso neste exemplo
WhatsApp financeiroPagamentos · CobrançasSem acesso neste exemplo
WhatsApps dos consultoresRelacionamento · Candidatos e alunosAcesso à Captação
WhatsApps dos polosAlunos · CaptaçãoSem acesso neste exemplo
Ana acompanha a Captação dos números principal, captação e consultores. O acesso aos outros números e departamentos depende das permissões definidas.
O dado chega do seu sistema.
O processo continua no ChatPolos.
Os dados da sua operação alimentam campos, gatilhos e condições no ChatPolos. E o que acontece na conversa pode voltar ao seu sistema, mantendo o processo conectado.
Seu sistema financeiro
Marina · Aluna do Polo Horizonte
Boletos em aberto1
- Boleto 1042Em aberto
Comprovante do boleto 1042
Aguardando a aluna
comprovante.pdfRecebido pela integração
ChatPolosCadastro de MarinaCampo personalizado
Boletos em aberto—
Aguardando a informação do sistema
Automações Inteligentes
Quando este campo for atualizado:
Boletos em aberto—> 0Avalia o valor recebido
M
MarinaWhatsApp · Polo Horizonte
Hoje
Oi, Marina! Seu boleto 1042 está em aberto. Posso enviar por aqui?
Sim, pode enviar.
- boleto-1042.pdf
Aqui está o boleto.
- comprovante.pdf
Já paguei. Segue o comprovante.
Recebi, Marina! Vou encaminhar ao financeiro para conferência.
A conversa começa a partir da condição.
A resposta da aluna também pode voltar ao financeiro.
Exemplo com dados fictícios, regras e integração configuradas para este processo.
Campos personalizados, etapas do funil e etiquetas: os dados da sua operação podem ser combinados em regras e utilizados em diferentes automações.
Você traz a operação.
A gente constrói
junto com você.
Uma plataforma robusta faz diferença. Ter gente próxima para entender, orientar e colocar tudo para funcionar também.
- 01
Entender
Conhecemos seus processos, sistemas, equipes e prioridades.
- 02
Configurar
Organizamos números, departamentos, acessos, campos e funis.
- 03
Conectar
Trabalhamos para conectar os dados dos sistemas usados pela sua operação educacional.
- 04
Construir
Criamos fluxos de automação, orientações de IA e modelos de mensagem com você.
- 05
Ensinar
Apoiamos sua equipe no uso da plataforma e dos processos definidos.
- 06
Acompanhar
Seguimos próximos na rotina, nos ajustes e nos próximos passos.
Tecnologia que faz.
Gente que faz junto.
Fazente · marca-mãe do ChatPolos
Centenas de operações.
Uma parceria próxima.
- operações atendidas
- Mais de 600
- números de WhatsApp conectados
- Mais de 1.000
- DDDs diferentes
- 47
Uma operação importante
precisa de uma base
em que possa confiar.
Proteção para seus dados.
Continuidade para sua operação.
A Fazente utiliza a AWS, a infraestrutura de nuvem da Amazon, com recursos para manter a plataforma disponível. Seus dados contam com cópias em locais diferentes e recursos de recuperação em caso de falhas. Essa estrutura ajuda a preservar as informações da sua operação educacional e a reduzir interrupções no trabalho da equipe.
Parceria com a Meta.
Apoio próximo para seu polo.
A Fazente é parceira da Meta e conta com um canal direto com o suporte da Meta. Nossa equipe tem especialistas em Meta e WhatsApp para ajudar na configuração, orientar sua equipe no dia a dia e acompanhar a resolução de problemas, encaminhando à Meta os casos que precisam desse apoio.
O que podemos
fazer pelo
seu polo?
Conte como seu polo funciona, onde estão os desafios
e o que você quer melhorar. A gente começa por aí.